Wat

Op vraag van Digitaal Vlaanderen, en als resultaat van een uitgebreid analyse-traject, is Cronos in Mrt. 2023 gestart met de migratie van VoALM DataCenter (Bitbucket, Confluence en Jira) naar Atlassian Cloud.

Deze migratie verloopt gefaseerd aangezien we toewerken naar een multi-tenant omgeving waarbij elk departement/vo-entiteit een eigen Atlassian Site kan hebben dewelke onderdeel is van de ‘Vlaamse Overheid’ – organisatie waarbinnen de ACM/IDM intergatie, auditlog, … worden geborgd.

Volgende fases werden, gaandeweg en op vraag van de klant, gedefinieerd:

...

Fase

...

Omgeving

...

URL

...

STATUS

...

Jira &  Confluence
MIGRATIE OP

...

Bitbucket
MIGRATIE OP

...

1

...

DBRC ( - Dienst van de Bestuursrechtscolleges - )

...

https://dbrc.atlassian.net/

...

...

Apr 28, 2023

...

Apr 28, 2023

...

2

...

J&H ( - Justitie & Handhaving - )

...

https://vo-ajh.atlassian.net/

...

...

May 18, 2023

...

May 18, 2023

...

3

...

VEKA ( - Vlaams Energie- en Klimaatagentschap - )

...

https://vo-veka.atlassian.net/

...

Jun 15, 2023

...

Jun 15, 2023

...

4

...

1) Wat?

Het VoALM Team is al een tijdje bezig om de bestaande VoALM – projecten (Bitbucket, Jira & Confluence ) te verplaatsen naar Atlassian Cloud.

Binnen het ‘vernieuwde’ eco-systeem van VoALM is het zo dat elke Vo - entiteit ( Digitaal Vlaanderen, DBRC, J&H, MOW, VEKA, WSE, … ) een eigen Atlassian Site kan hebben.
Bepaalde VoALM projecten werden de voorbije weken dan ook reeds verplaatst naar een Atlassian Cloud omgeving… maar de grote migratie dient nog uitgevoerd te worden.

In deze laatste fase zullen alle resterende projecten gemigreerd worden naar één van onderstaande locaties;

• https://vlaamseoverheid.atlassian.net/

...

...

Jun 22, 2023

...

Jun 22, 2023

...

• - projecten waarvan Digitaal Vlaanderen de eigenaar is en waarvan werd aangegeven dat deze projecten naar de Vo Atlassian Site gemigreerd dienen te worden.
• https://departement-mow.atlassian.net/

...

...

Jun 22, 2023

...

TE BEPALEN

...

VoALM

• - projecten waarvan MOW de eigenaar is en waarvan werd aangegeven dat deze naar de MOW Atlassian site gemigreerd dienen te worden.
• https://voalm.atlassian.net/

...

...

Jun 22, 2023

...

TE BEPALEN

Hoe

• Confluence & Jira

  • De resterende VoALM Jira & Confluence projecten worden overgezet naar de MOW of VoALM Site, waarbij er een koppeling wordt gelegd met de bestaande VoALM Bitbucket DataCenter.

  • Voorafgaande aan de effectieve migratie voorzien we een test-run dewelke georganiseerd wordt door de DLV’s.

    • De projecten dewelke ‘best’ gevalideerd worden, werden reeds geselecteerd ( → beperkte scope doordat merendeel van de projecten gebaseerd zijn op de shared-templates waarbij deze reeds end-to-end gevalideerd werden tijdens voorgaande Cloud migraties )

• Bitbucket

  • De resterende VoALM Bitbucket projecten worden overgezet naar de MOW of VOALM Site, waarbij er een koppeling wordt gelegd met de Atlassian Cloud site(s).

  • Voorafgaande aan de effectieve migratie, zullen we een test-omgeving opzetten;

    • zodat DLV impact op de achterliggende CI/CD kunnen inschatten en, eventueel, aanpassingen doorvoeren,

    • test-run organiseren zodat DLV kunnen valideren dat alle data, correct, werd overgezet,

Wanneer

De PRD - migratie van de laatste fase staat gepland voor;

...

Atlassian App

...

Start

...

Stop

...

• Confluence & Jira

...

Test Run

...

...

...

PROD migratie

...

...

...

• Bitbucket*

...

Test Run

...

...

PROD migratie

...

Uitgebreide Go-live planning staat omschreven in https://voalm-support.atlassian.net/wiki/spaces/VOALM2CLOUD/pages/35553658

Impact? 

Vanaf 26/6 - 8H00 zullen project-leads toegang krijgen tot de projecten/spaces op de nieuwe Cloud sites.

Vanaf 26/6 - 12H00 zullen alle gebruikers toegang krijgen tot de projecten/spaces op de nieuwe Cloud sites.

Communicatie eindgebruikers

Om iedereen op de hoogte te brengen van de aankomende Jira & Confluence migratie zal volgende communicatie voorzien worden:

Rol van (project)leads & validatie-team?

We trachten toe te werken naar maximale ontzorging waarbij we vanuit de project-leads ondersteuning nodig hebben tijdens de test-run, voorafgaand aan de migratie, en een sanity-check, tijdens de go-live

TEST RUN

Aangezien tal van projecten en ‘gedeelte’ configuratie bevatten, hebben we zelf een aantal projecten geselecteerd dewelke gevalideerd dienen te worden. Van de project leads van deze projecten verwachten we dan ook dat deze grondig gevalideerd worden.

Uiteraard kunnen extra projecten steeds gevalideerd worden waarbij dit de kwaliteit sterk tegoeden komt.  

PROD RUN / GO LIVE

Direct na de migratie zullen uitsluitend de project-leads toegang hebben tot de nieuwe Cloud omgeving. Aan een aantal project-leads zal gevraagd worden om een sanity-check uit te voeren waarna de Cloud omgeving beschikbaar gemaakt zal worden voor alle gebruikers.

Validatie

Wat valideren?

Validatie op basis van het ‘dagelijkse werking’ - principe voor deze VoALM projecten dewelke niet gebaseerd zijn op de shared templates.

Volgende projecten zien we, minimaal, graag gevalideerd:

Jira

Confluence

Wanneer valideren?

Hoe valideren?

• Alle project leads / TPMs / testers zullen toegang krijgen tot de test-omgeving

  • Bitbucket: https://bitbucket.org/voalm-test (Premium)

  • Jira: https://voalm-test.atlassian.net/ (Premium)

  • Confluence: https://voalm-test.atlassian.net/wiki (Premium)

• Confluence & Bitbucket → vooral focus op content ( bijlages! )

• Problemen / issues / vragen kunnen gerapporteerd worden via https://voalm-support.atlassian.net/servicedesk/customer/portals 

Mogelijke problemen?

Vanuit de Atlassian scripts is het, vandaag, niet mogelijk om alle config. items / data – elementen te migreren, vandaar dat Cronos post-migratie een aantal custom scrips of manuele operaties zal uitvoeren om een zo-maximaal-als-mogelijke migratie te realiseren.

Wat zal er anders zijn?

Wat zal er wijzigen tgv de migratie:

...

Wat

...

Hoe

...

• Nieuwe urls

...

• - alle resterende projecten komen, als laatste stap in ’t process, op deze omgeving terecht.

2) Hoe verloopt de migratie?

• Confluence & Jira

• • Op vrijdag 23 juni 2023, omstreeks 8 uur, wordt je toegang tot de bestaande VoALM DataCenter (<App>.voalm.vlaanderen.be)  ontnomen voor Jira & Confluence. Actieve sessies zullen afgesloten worden zodat het VoALM team kan starten met de migratie.
    
    
  • Op vrijdag 23 juni en zaterdag 24 juni zullen alle (resterende) projecten overgezet worden naar https://departement-mow.atlassian.net/, https://vlaamseoverheid.atlassian.net/, https://voalm.atlassian.net/
    
    
  • Op maandag 26 juni, omstreeks 8 uur, krijgen alle project-leads toegang tot de gemigreerde projecten zodat ze de nodige high-level validaties kunnen uitvoeren.
    
    
  • Na controle door de project-leads zal er toegang gegeven worden tot de gemigreerde VoALM Confluence/Jira projecten en dit voor de bestaande gebruikers. Vanuit de Atlassian Cloud toepassing krijg je, sowieso, een email om je te informeren dat je toegang beschikbaar is.
    
    
  • De bestaande VoALM DataCenter omgeving wordt in read-only geplaatst voor alle project-leads vanaf 27 juni 2023. Deze omgeving wordt eind juli offline gebracht.

• Bitbucket

• • Op donderdag 27 juli omstreeks 16h00 ontnemen we de toegang voor alle gebruikers en starten we met de migrate van de (resterende) projecten naar https://bitbucket.org/departement-mow/ of https://bitbucket.org/voalm
    
    
  • vrijdagochtend (28 juli) in de voormiddag geven we de project-leads/admins toegang tot de gemigreerde projecten zodat ze de nodige high-level validaties kunnen uitvoeren.
    
    
  • Na controle door de project-leads zal er toegang gegeven worden tot de gemigreerde VoALM Bitbucket projecten en dit voor de bestaande gebruikers. Vanuit de Atlassian Cloud toepassing krijg je, sowieso, een email om je hierover te informeren.

3) Waar komen mijn projecten staan?

Goede vraag! Er werd een Confluence pagina gemaakt met een overzicht van alle projecten dewelke vandaag nog op VoALM staan en hun doellocatie ( - Target-)

Directe link naar de pagina...

4) Wat zal er anders zijn?

Atlassian Cloud is vrij gelijkaardig aan de bestaande VoALM DataCenter omgeving(OnPremise) maar uiteraard zullen er toch een aantal zaken wijzigen.

Wat zal er veranderen?

• Nieuwe URLs: De Atlassian Cloud sites zullen beschikbaar zijn via nieuwe URLs.

  Expand
  title -> Overzicht van deze nieuwe URLs
  Enviteit Omgeving (Jira) Omgeving (Confluence) Omgeving (Bitbucket) VEKA https://vo-veka.atlassian.net/ https://vo-veka.atlassian.net/wiki NA DV https://vlaamseoverheid.atlassian.net/ https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki https://bitbucket.org/vlaamseoverheid/ MOW https://departement-mow.atlassian.net/ https://

...

• departement-mow.atlassian.net/wiki https://bitbucket.org/

...

• Andere manier van aanmelden

...

Interne medewerkers ( vlaanderen.be - accounts )

• via login (email-adress) met ACM/IDM

Externe medewerkers ( = DLV )

...

via login (email-adress) & password met MFA

...

• departement-mow/ VOALM https://

...

• voalm.

...

• atlassian.

...

• net/

...

...

• Andere manier van gebruikersbeheer

• https://voalm.atlassian.net/

...

• wiki https://bitbucket.org/voalm

...

• Aanmaken, Verwijderen of wijzigen van gebruikers via VoALM Service Desk ( zie https://voalm-support.atlassian.net/wiki/spaces/VOALM2CLOUD/pages/46530561 ) → nimmer via https://gebruikersbeheer.vlaanderen.be/

...

• Ondersteuning

...

• Zelfde diensten als voorheen, doch dienen aanvragen geïnitieerd te worden via via VoALM Service Desk ( zie https://voalm-support.atlassian.net/wiki/spaces/VOALM2CLOUD/pages/46530561

...

• Tal van nieuwe functionaliteiten!

...

• Demo via pre-recorded sessie

• zie

• Bitbucket Cloud & Datacenter functionele vergelijking

• Confluence Cloud & Datacenter functionele vergelijking

• Jira Software Cloud & Datacenter functionele vergelijking

Wat zal er niet wijzigen:

• de maandelijkse gebruikskost ( incl. facturatieflow ),

• project / spaces admins beheren zelf de toegang tot zijn/haar VoALM projecten

  • wie heeft er toegang?

  • wie heeft welke rechten?

• …

Samengevat

...

• 
  

• Inloggen kan uitsluitend met emailadres waarna gebruikers met een vlaanderen.be emailadres doorverwezen worden naar ACM/IDM voor authenticatie. Gebruikers die geen vlaanderen.be emailadres hebben zullen bijkomend een wachtwoord moeten invoeren. Na succesvolle validatie van dit wachtwoord zullen ze een OTP (one-time-password) toegestuurd krijgen in hun mailbox dewelke ze dienen in te geven om de login-procedure af te ronden. Deze OTP blijft 7 dagen geldig zodat dit niet steeds ingegeven dient te worden.
  
  Indien je nog geen Atlassian Cloud Account hebt dan zal je een ‘sign-up’ melding krijgen de eerste keer dat je probeert aan te melden. Na het afronden van deze procedure zal je gewoon kunnen inloggen.
  
  
• Sommige functionaliteiten kunnen mogelijks, doch beperkt, niet meer beschikbaar zijn doordat deze niet door Atlassian Cloud worden ondersteund, niet inbegrepen zijn in het abonnement dewelke geactiveerd werd voor de Atlassian Site OF de AddOn(s) niet voorzien werd(en).
  
  
• Atlassian Cloud komt met tal van nieuwe functionaliteiten waarover we in loop van de volgende dagen meer zullen informeren!

5) Mogelijke problemen?

Ondertussen werden tal van VoALM - projecten reeds gemigreerd naar andere Atlassian Cloud sites waarbij dit vlot is verlopen.
Bijkomend is er, momenteel, ook een testfase ongoing dewelke 16 juni wordt afgesloten zodat alles nog eens end-to-end wordt gevalideerd voorafgaand aan de migratie.

Een overzicht van veelvoorkomende vragen / problemen kun je hier vinden.

Bij problemen vragen we om je project-lead te contacteren aangezien hij/zij reeds toegang hebben tot de VoALM Service Desk om problemen te rapporten.